Quand les interruptions font exploser la charge de travail.

Dans toutes les entreprises, les salariés se plaignent d’être constamment interrompus dans leur travail. Le phénomène est tellement répandu qu’il est vécu comme une composante intrinsèque à une activité professionnelle, parfois même il n’est pas identifié par celui qui le subit.

Comment en est-on arrivé là ?

L’avènement des outils digitaux semble avoir créé une addiction à la rapidité d’accès à l’information, on veut tout savoir tout de suite, on s’est habitué à pouvoir interroger le net, à « Googeliser » la moindre de nos requêtes, il devient dès lors insupportable de ne pas trouver le même niveau de service dans notre vie professionnelle.

C’est donc tout naturellement que l’on s’est mis à interroger les collègues comme on interroge Google, avec la même attente d’immédiateté dans la réponse mais en escomptant en plus, la juste réponse.

L’autre est devenu une source d’information que l’on sollicite à tout moment, oubliant -ou feignant d’oublier- la violence que représente cette requête au milieu de la réalisation d’une tâche. Sous couvert d’efficacité, de modernité, d’agilité …, l’interruption est devenue une norme dans la communication des équipes.

Le cerveau humain s’est modelé au fil de l’évolution avec comme ligne directrice l’efficacité énergétique. C’est la raison pour laquelle on délaisse le chemin qui contourne un parterre de gazon au profit de la ligne droite.

Obtenir une réponse immédiate à son besoin, et à moindre coût, entraine un sentiment de satisfaction. Sentiment de satisfaction qu’on éprouve à chaque fois qu’on obtient le résultat escompté que cela soit sur le net ou auprès d’un collègue.

Ce n’est donc pas tant la révolution digitale qui est en cause, mais plutôt notre incapacité à résister à notre nature profonde en plaçant le respect du travail de l’autre au-delà de notre propre besoin.

On considère toujours l’importance de son travail au-delà de celui des autres, il y a -sans le vouloir- de la condescendance dans l’interruption, si elle n’est pas voulue par celui qui interrompt, elle est en revanche ressentie par celui qui est interrompu, a fortiori lorsque la demande provient d’un supérieur hiérarchique.

« L’interruption n’est pas juste une mauvaise habitude qui irrite celui ou celle qui la subit, c’est bien davantage. L’interruption engendre des conséquences sur la performance de l’entreprise, elle coûte de l’argent. »

Un excès de communication est aussi néfaste qu’un manque de communication.

Pour être performante une équipe doit fonctionner en synergie interne (avec elle-même) et externe (avec les autres équipes) ce qui impose de savoir communiquer. Car la communication n’est pas une fin en soi, il s’agit d’une arme à double tranchant :

  • Un défaut de communication nuit à l’avancé du travail, chaque salarié devant disposer des informations qui lui sont nécessaires pour exécuter son travail
  • Un excès de communication nuit à la qualité et à la vitesse d’exécution, chaque salarié devant pouvoir se concentrer sur son travail sans être interrompu à tout va.

Or l’être humain n’a pas la capacité de suivre deux contextes en même temps, l’interruption oblige donc l’interrompu à se désengager de son contexte afin de rejoindre celui de son interlocuteur.

Et comme changer de contexte n’est pas anodin, plusieurs situations aux conséquences plus ou moins graves peuvent se produire :

  • Un quiproquo s’installe entre les interlocuteurs chacun restant dans son contexte, l’information transmise est alors biaisée.
  • L’interrompu reprend sa tâche précédente avec le nouveau contexte en tête, le risque d’erreur est alors très élevé.
  • L’interrompu perd du temps et de l’énergie pour retrouver son propre contexte de travail, sa fatigue intellectuelle augmente et la qualité de son travail diminue.

L’interruption n’est pas juste une mauvaise habitude qui irrite celui ou celle qui la subit, c’est bien davantage. L’interruption engendre des conséquences sur la performance de l’entreprise, elle coûte de l’argent.

Et, lorsque cette pratique est répandue au sein de l’entreprise, les salariés ont l’impression de faire face à une charge de travail très importante, leur niveau de stress augmente avec l’installation d’un sentiment d’urgence permanente.

Disposer de la juste information au bon moment, ce n’est pas « tout savoir tout de suite ».

Il s’agit de redonner à l’information sa place, son rôle et sa temporalité.

Comme le montre l’exemple ci-après, lorsqu’il s’agit de trouver une solution simple et pratique à un problème donné, les collaborateurs de l’entreprise sont ceux qui ont les meilleures idées.

Une grande entreprise du secteur de l’ingénierie a demandé à ses salariés de travailler sur la problématique des interruptions. Une idée a rapidement fait l’unanimité : mettre en place un système de « jetons d’interruption ». De quoi s’agit- il ?

Chaque salarié reçoit un certain nombre de jetons comme autant de droit à interrompre un collègue, à chaque fois qu’il le fait, il cède un jeton à l’interrompu. Périodiquement les compteurs sont remis à zéro et les jetons redistribués.

Cette expérimentation a de nombreuses vertus, non seulement elle limite les interruptions qu’une personne peut produire, mais en plus elle permet à chaque salarié de prendre conscience du nombre d’interruption qu’elle provoque, et ainsi de ses propres excès.

La mise en œuvre de cette forme de « régulation » a permis à chacun de faire preuve d’autodiscipline en se limitant aux interruptions réellement nécessaires à la réalisation de son travail, mais également de regrouper ses demandes afin de gérer son « capital jetons » !

Enfin l’entreprise a pu identifier objectivement les foyers de sur-sollicitation de par le nombre de jetons récoltés sur une période donnée. Elle a pu ainsi travailler à rendre les informations transmises par ces foyers, disponibles sans qu’il soit nécessaire de les interrompre.

Chacun a dès lors pu mesurer les effets bénéfiques de cette pratique sur la charge de travail, le niveau de stress, l’ambiance, etc.

En faisant du droit à l’interruption une denrée rare et précieuse, l’entreprise fait du droit à la concentration et au calme un bien commun.

Samuel Dewavrin

Président co-fondateur de Wittyfit